Eine realistische Zeitplanung kann Ihnen gleich mehrere Stunden am Tag schenken – zumindest in der Theorie. Für vielen Menschen reichen die 24 Stunden am Tag kaum aus, um alle wichtigen Dinge zu erledigen. Das Wichtigste, um dies zu ändern, ist eine realistische Zeitplanung. Sie hilft dabei, Ihren Tag effektiv zu strukturieren und einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten.
Die größten Schwierigkeiten bei der Zeitplanung
Stress ist wohl die größte Folge einer schlechten Zeitplanung. Aber was sind die Ursachen und Schwierigkeiten, bei der Zeitplanung?
1. Fehlender Antrieb
„Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen“, sagte bereits Aristoteles. Aber überhaupt einmal anzufangen, ist oftmals schon die größte Hürde.
2. Die Qual, der Wahl
Anfangen ist schwer, aber womit denn nun? Welche Aufgabe wird zuerst erledigt? Auch das kann eine schwierige Herausforderung sein, an welcher viele oftmals scheitern.
3. Störungen
Der Kollege kommt ins Büro gestürmt, ein anderer ruft schon wieder an und will quatschen und der Chef im Nachbarbüro redet so laut, dass Sie sich kaum konzentrieren können – Klassiker im Büro-Alltag. Störquellen können aber auch eliminiert werden. Machen Sie die Tür zu, nutzen Sie Noise-Cancelling-Kopfhörer oder hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür.
4. Müdigkeit und Überforderung
Zu viele Termine und Aufgaben auf einmal, führen schnell zur Überforderung. Sei es die fällige Präsentation, die Deadline der Hausarbeit oder die zahlreichen Aufgaben zuhause im Haushalt. Es ist wichtig, genügend Pausen einzuplanen – auch diese gehören in eine gute Zeitplanung hinein.
Die richtige Zeitplanung – wie geht das?
Das Wichtigste ist die Art der Zeitplanung:
- Tagesplanung
- Wochenplanung
- Intervallplanung
- Monatsplanung
Bei vielen zu erledigenden Aufgaben ist eine Tagesplanung zu empfehlen. Die Zeitplanung sollte bereits am Vortag erfolgen, damit Sie am Tag selbst direkt mit den Aufgaben starten können.
Vorgehen bei der Tagesplanung
- Aufgaben identifizieren: Was muss erledigt werden?
- Priorisierung zuordnen: Welche Aufgabe ist am Wichtigsten? Nummerieren Sie die Aufgaben.
- Anfangen: Am Tag beginnen Sie sofort mit der wichtigsten Aufgabe. Denken Sie nicht über alle anderen nach, sondern legen Sie einfach los.
- Überprüfen: Ist die erste Aufgabe erledigt, schauen Sie sich nochmal die Liste an. Kam noch etwas Dringendes hinzu? Welche Aufgabe kann vielleicht auf den morgigen Tag verschoben werden?
- Abarbeiten: Nun geht es weiter – arbeiten Sie die Aufgaben nach und nach ab.
- Stolz sein: Am Ende des Tages können Sie ruhig stolz auf sich sein, so viel geschafft zu haben.
Die Pomodoro-Technik als Zeitersparnis
Bei Anwendung der Pomodoro-Technik erledigen Sie Ihre Aufgaben in 25-Minuten-Intervallen.
- Aufgabe 1 – 25 Minuten
- Pause – 5 Minuten
- Aufgabe 2 – 25 Minuten
- Pause – 5 Minuten
- Usw.
Auch wenn Sie eine Aufgabe nicht in 25 Minuten erledigt bekommen, sollten Sie entweder die 5-Minuten-Pausen dennoch einbauen, oder Sie bauen die Intervalle um: Eine Stunde an der Aufgabe arbeiten (= 4 Pomodoro-Intervalle) und dann 4 Pausen-Intervalle hintereinander (=20 Minuten).
Weitere Tipps zur Zeitplanung
1. Ablenkungen minimieren
Ablenkungen gehören zum Alltag dazu. Dennoch lassen sich diese minimieren: Schalten Sie Ihr Handy aus, machen Sie die Tür zu und versuchen Sie, alle anderen Aufgaben auszublenden, wenn Sie sich auf eine bestimmte konzentrieren.
Ein wichtiger Tipp: Nehmen Sie sich feste Zeiten, um Ihre E-Mails zu beantworten. Gerade E-Mails, die sofort beantwortet werden, gehören zu immensen Zeitfressern. Doch meistens hat eine Antwort doch noch länger Zeit, als „sofort“.
2. Die 20-20-60-Regel
Diese Regel ist ein wichtiger Zeitersparer. Denn sie besagt: Planen Sie nur ca. 60 Prozent Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit fest ein. Die restlichen 40 Prozent werden je zur Hälfte für unerwartete Störungen verwendet. Sollten an diesem Arbeitstag keine auftreten, freuen Sie sich über einen verfrühten Feierabend.
3. Die 2-Minuten-Regel
Alles, was Sie innerhalb von zwei Minuten schaffen können, machen Sie sofort. So schieben Sie weniger Dinge auf und schaffen an einem Tag mehr, als früher. Sie werden bereits nach wenigen Tagen erkennen, wie viel mehr Aufgaben Sie an einem Tag erledigt haben.
