Ziele priorisieren und Effizienz steigern

Die Kunst Aufgaben richtig zu priorisieren

Aufgaben_richtig_Priorisieren
Aufgaben richtig Priorisieren

Zeit ist das wertvollste Gut, das Menschen besitzen. Viele Menschen gehen verschwenderisch mit ihrer Zeit um oder verwenden Sie nicht richtig. Das führt zu Chaos im Privat- und Arbeitsleben. Es hilft zu wissen, welche Ziele wichtig sind und wie diese umgesetzt werden sollen. Das ist insbesondere in der heutigen Zeit, in der der Überfluss an Informationen und Möglichkeiten beständig zunimmt, eine geforderte Fähigkeit. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ziele priorisieren und dadurch erfolgreicher sein können.

Warum Prioritäten wichtig sind

Eigentlich ist doch alles wichtig, oder? Das suggeriert uns zumindest unser Gehirn. Doch das ist falsch, denn unter wichtigen Dingen gibt es Aufgaben, die wichtiger sind als andere. So verhält es sich auch mit Zielen. Das Setzen von Zielen hängt von der Persönlichkeit ab. Für manche Menschen steht die Familie an erster Stelle, für andere ist es die Karriere oder die Gesundheit. Doch egal welches Ziel ein Mensch verfolgt, es ist wichtig, dass er sich überhaupt ein Ziel setzt.
Im Leben steht jeder tagtäglich vor verschiedenen Entscheidungen. Eine Metapher zu diesen verschiedenen Möglichkeiten ist eine Weggabelung, die in verschiedene Richtungen führt. Weiß jemand nicht, wohin der eigene Lebensweg gehen soll, entscheidet sich derjenige für einen Weg, der womöglich nicht seinen eigentlichen Bedürfnissen entspricht. Dadurch entsteht Chaos im beruflichen und privaten Alltag. Jemand, der dagegen genau weiß, welche Ziele er verfolgt und deren Rangordnung kennt, kann an der metaphorischen Weggabel problemlos die richtige Entscheidung treffen.

Wer Prioritäten setzt, gewinnt Ordnung im Alltag und Entscheidungssicherheit. Weitere Vorteile sind:

  • mentale Ordnung
  • effizientere Nutzung der eigenen Zeit und Energie
  • der Weg zum Ziel macht glücklich und selbstzufrieden
  • psychische Verpflichtung gegenüber dem Ziel, was dessen Erreichen wahrscheinlicher macht

Die Warren-Buffett-Methode

Der amerikanische Unternehmer und Großinvestor Warren Buffett ist Multimilliardär. Sein Vermögen wird auf knapp 84 Milliarden Dollar geschätzt. Für seinen Erfolg gibt es viele Gründe, aber zwei der wichtigsten, sind seine konkreten Zielvorstellungen und seine Persönlichkeit. Nach ihm ist eine effiziente Methode benannt, die dabei hilft, den Fokus auf wenige Ziele zu setzen. Er soll diese Methode dem Piloten seines Privatjets erklärt haben. Sie ist in fünf Schritte unterteilt.

  1. Die Top 25: Nach Warren Buffett sollen 25 Ziele auf ein Blatt geschrieben werden, die in Zukunft erreicht werden sollen. Dabei soll noch keine Rangliste erstellt werden. Es ist lediglich wichtig, dass genau 25 Ziele aufgeschrieben werden.
  2. 5 Ziele auswählen: Von den 25 aufgeschriebenen Zielen werden die 5 wichtigsten Ziele ausgewählt und eingerahmt. Es sollte darauf geachtet werden, dass diese Ziele wirklich von sich aus erreicht werden wollen. Steht ein Ziel nur auf dieser Liste, weil andere Menschen diese Ziele gern erreichen wollen, fehlt die notwendige intrinsische Motivation. Bei der Formulierung der 5 Ziele ist die SMART-Methode ratsam. Ein smartes Ziel ist ein Ziel, das spezifisch (S), messbar (M), attraktiv (A), realistisch (R) und terminierbar (T) ist.
  3. Ziele planen: Um ein Ziel zu erreichen, müssen die einzelnen Schritte dahin klar sein. Daher sollte für jedes der 5 Ziele ein konkreter Plan erstellt werden, wie das Ziel erreicht werden soll. Das Untergliedern eines Zieles in kleinere Etappen ist wichtig, damit der Fortschritt schell und akkurat evaluiert werden kann.
  4. Bewusst Prioritäten setzen: In diesem Schritt geht es darum, sich der anderen Ziele bewusst zuzuwenden. Die Top 5 der Ziele stehen zwar fest, doch die anderen Ziele sind auch wichtig, oder? Das ist nicht der Fall. Die übrig gebliebenen 20 Ziele dürfen erst verfolgt werden, wenn die wichtigsten 5 Ziele erreicht sind. Aus diesen Zielen dürfen wenige Ziele ausgewählt werden, die sich leicht in den Alltag integrieren lassen und die 5 Hauptziele nicht behindern. Ein solches Ziele wäre beispielsweise das Angewöhnen einer Morgenroutine.
  5. Das ist zu vermeiden: In diesem Schritt werden alle Verhaltensweisen eliminiert, die nicht verfolgt werden. Dabei geht es darum, sich bewusst zu werden, welches Verhalten um jeden Preis vermieden werden soll.

Die rationale Listen-Methode

Eine weitere Methode, mit der festgestellt werden kann, welche Ziele vorrangig verfolgt werden sollen, ist die Listenmethode. Dabei werden alle Ziele untereinander in eine Liste geschrieben. Die Spalten bilden die Faktoren, nach denen die Ziele bewertet werden. Das könnten finanzielle, persönliche, gesundheitliche oder die Beziehung betreffende Attribute sein.
Wenn die Liste fertig ist, wird jedes Ziel anhand der Faktoren bewertet. Jeder Faktor hat eine Skala von -10 bis 10. Falls ein Faktor wichtiger als die anderen ist, kann dieser anders gewichtet werden. Zum Wichten wird der Faktor multipliziert. Falls die Beziehung einen besonderen Stellenwert hat, können alle Werte in dieser Spalte mit zwei multipliziert werden.
In einer separaten Spalte werden die Wertungen aller Eigenschaften zusammenaddiert. Das Ziel, das die meisten Punkte hat, ist das wichtigste Ziel.

Die Eisenhower-Matrix nutzen

Die Eisenhower-Matrix wird schon seit Jahrzehnten von Führungskräften genutzt, um ihre Aufgaben einzuteilen. Das hilft beim Verfolgen von Zielen, die hohe Priorität haben. Oftmals ist es so, dass andere Aufgaben sich in den Vordergrund drängen und dadurch weniger Zeit für die Hauptziele bleibt.
In der Eisenhower-Matrix werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gegliedert. Demnach gibt es Aufgaben, die:

  • wichtig und dringend sind: Sollten selbst und innerhalb der nächsten 24 Stunden erledigt werden.
  • wichtig und nicht dringend sind: Sollten selbst erledigt und genau geplant werden.
  • unwichtig und dringend sind: Sollten delegiert werden.
  • unwichtig und nicht dringend sind: Sollten nicht bearbeitet werden.

Die Hauptziele gehören zwar immer zur Kategorie wichtig, aber dennoch kann die Eisenhower-Matrix helfen, andere Aufgaben einzuteilen. Dadurch wird das Erreichen der eigentlichen Hauptziele leichter.

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Die Eisenhower-Matrix – Quelle: Wikipedia

Effektiver arbeiten mit der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine wirkungsvolle Zeitmanagement-Technik, die in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Seitdem wird sie von vielen Führungskräften, Selbstständigen und Kreativen genutzt, um ihre Zeit besser einzuteilen. Das Ziel der Technik ist, sich die Aufgaben „gehirngerecht“ einzuteilen. Dazu wird die Zielsetzung handschriftlich auf ein Blatt geschrieben. Dann wird 25 Minuten konzentriert an dieser Aufgabe gearbeitet. Ist das erste Zeitintervall (pomodori) um, folgen 5 Minuten Pause. Nach vier „pomodori“ wird eine längere Pause von 25 Minuten eingelegt.
Durch diese Technik lässt sich die Effektivität erhöhen, da wegen der häufigen Pausen die Konzentration nicht abfällt.

Zeitmanagement mit dem 80/20-Prinzip

Das 80/20-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Technik, die vom italienischen Ökologen und Soziologen Vilfredo Pareto entwickelt wurde. Daher wird das Prinzip auch Pareto-Prinzip genannt. Vilfredo Pareto bemerkte, dass circa 20 Prozent der italienischen Bevölkerung 80 Prozent des Bodens gehörte. Er entdeckte diese Verteilung anschließend auch in anderen ökologischen und soziologischen Bereichen.

  • 20 Prozent der Kunden (Stammkunden) machen 80 Prozent des Umsatzes aus
  • 20 Prozent der Kleidungsstücke werden zu 80 Prozent getragen
  • mit 20 Prozent der Arbeitszeit können 80 Prozent der wichtigen Aufgaben erledigt werden

Im Zeitmanagement besagt das Prinzip, dass circa 80 Prozent der Arbeit mit 20 Prozent des Aufwandes erledigt werden kann. Hierzu ist es wichtig zu wissen, welche Ziele Priorität haben. Anschließend wird herausgefunden, welche 20 Prozent wichtig sind, um 80 Prozent des Ergebnisses zu erreichen. Die Zeit muss allerdings richtig eingesetzt werden, damit das Prinzip greift.
Viele missverstehen das Prinzip und glauben, dass lediglich 80 Prozent der Arbeit erledigt werden muss, doch die restlichen 20 Prozent können ebenfalls wichtig sein. Das Pareto-Prinzip dient lediglich als Produktivitätstechnik, mit welcher in kurzer Zeit der größte Teil einer Aufgabe erledigt werden kann.

Trick: Ziele visualisieren

Viele Ziele verlangen Durchhaltevermögen und Willen. Ist das Ziel beispielsweise „Abnehmen“ oder ein „Sprung auf der Karriereleiter“, sind sichtbare Resultate nicht innerhalb weniger Tage realisierbar. Das Visualisieren von Zielen hilft, diese tatsächlich umzusetzen. Das Ziel bleibt nicht nur vor dem geistigen Auge, sondern auch körperliche Veränderungen werden durch diese Technik angeregt.

In einer Studie der Eliteuniversität Harvard wurden zwei Gruppen gebildet, die Piano spielen lernten. Die Teilnehmer der ersten Gruppe übten fünf Tage lang für je zwei Stunden am Piano. Die Probanden der zweiten Gruppe stellte sich dagegen lediglich vor, wie sie am Piano übten. Das Ergebnis: Das Gehirn kann zwischen Gedanken und der Realität nicht unterscheiden. Die neurologischen Veränderungen beider Gruppen waren sehr ähnlich. Nach zwei Wochen waren beide Gruppen auf demselben spielerischen Niveau.

Um ein priorisiertes Ziel zu erreichen, ist es hilfreich, das Ziel ständig zu visualisieren. Der beste Zeitpunkt dafür ist früh am Morgen, wenn der Stress des Alltags noch nicht begonnen hat und sich das Gehirn noch in einem „formbaren“ Zustand befindet. In den ersten 20 Minuten des Tages produziert das Gehirn noch sogenannte Alpha-Gehirnwellen. In diesem Zustand ist das Unterbewusstsein aktiv. Werden Ziele in dieser Zeit visualisiert, gelangen die Bilder direkt in das Unterbewusstsein und werden dort verankert. Der unterbewusste Weg zum Erfolg wird somit geebnet. Doch nicht nur der Zeitpunkt der Visualisierung ist wichtig. Damit die Technik funktioniert, ist ein detailliertes Bild notwendig. Es muss versucht werden, sich das Ziel und den Weg dahin so genau wie möglich vorzustellen. Dabei geht es nicht nur um das Bild, sondern auch um den Geruch, den Geschmack oder die Gefühle die dadurch entstehen.

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