Zeitmanagement
Zeitmanagement – “Zum Leben gehört das Gefühl der Endlichkeit. Erst die Begrenztheit gibt einem den Impuls, den Tag zu nutzen.” (Walter Jens, 1923-2013) Die Zeit ist ein wertvolles Gut, das unwiederbringlich verloren ist, d.h. der Mensch allein entscheidet, in welcher Weise er sie mit Sinn erfüllt, sie produktiv und optimal nutzt.
23. v. Chr. sagte bereits Horaz “Carpe diem” (Nutze den Tag); das ist definitiv eine Grundregel der Zeitökonomie bis zum heutigen Tag. Man soll alles sofort, d.h. plangemäß erledigen und nichts auf den morgigen Tag verschieben. Dies bezog sich bei Horaz nicht nur auf die Arbeit, sondern auch auf das Leben selbst: “Genieße den Tag”.
Diese Grundregel der Zeitökonomie hat sich im Laufe der Jahrhunderte vielfältig gewandelt. Im Mittelalter, als die Agrarwirtschaft noch im Mittelpunkt stand, spielte die Zeit bzw. die Zeitökonomie noch keine bedeutende Rolle, da die Natur das Tempo vorgab. Erst mit Beginn der Industrialisierung wurde es in zunehmendem Maße wichtiger, die vorhandene Zeit möglichst produktiv zu nutzen, auch im Sinne von “Zeit ist Geld”.
Der monochrome Typ
Für ein effektives Zeitmanagement gibt es verschiedene Methoden. Zunächst unterscheiden wir zwischen monochromen und polychromen Menschentypen. Der monochrome Typ erledigt eine Aufgabe nach der anderen, verfügt über eine hohe Konzentration, hält Termine ein, orientiert sich an seinen Plänen, sorgt dafür nicht unnötig gestört zu werden, ist von zuverlässiger Pünktlichkeit und kann methodisch arbeiten. Hinzu kommt, dass er einschätzen kann, welche Arbeiten er in einem bestimmten Zeitraum bewältigen kann bzw. wann es sinnvoll ist zu delegieren. Alle Eigenschaften des polychromen Typus stehen denen des monochromen diametral entgegen.
Eine sehr verbreitete Art des Zeitmanagements ist die sog. Alpen-Methode:
1) die Aufgaben werden definiert
2) die Länge der Aufgaben wird eruiert
3) der Zeitaufwand, d.h. die Länge der Zeit wird festgelegt, wobei unbedingt Pufferzonen berücksichtigt werden müssen, um nicht in Zeitnot zu geraten
4) welche Aufgaben haben Priorität?
5) eine Nachkontrolle wird durchgeführt, die sog. Soll-Ist-Kontrolle um festzustellen ob das Zeitmanagement erfolgreich war.
Weitere Faktoren kommen hinzu: es ist sinnvoll, den eigenen Biorhythmus zu beachten, d.h. wichtige und anspruchsvolle Aufgaben immer zuerst zu erledigen, wenn einem die Kräfte noch vollständig zur Verfügung stehen und erst später diejenigen, die nur Routine sind und keine besondere Herausforderung darstellen.
Nach ganz ähnlichen Prinzipien funktioniert die Pareto-Methode, die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode.
Da Menschen keine Maschinen sind, kommt der Pause eine besondere Bedeutung zu um langfristig leistungsfähig zu sein und zu bleiben. Beachtet man diese Tatsache nicht, kommt es über kurz oder lang zur Erschöpfung, da nicht ausreichend Zeiten eingeplant sind, um sich zu regenerieren. Hält dieser Zustand über längere Zeit an, ist der Burn-Out vorprogrammiert.
Es ist z.B. sinnvoll, mehrere kleine Pausen über den Tag zu verteilen, die aber nicht nur nebenbei absolviert werden sollten. Eine einzige große Pause oder ein verkürzter Arbeitstag macht wenig Sinn. Desweiteren kommt natürlich dem Wochenende bzw. dem Urlaub eine entscheidende Bedeutung zu um sich seine Arbeitskraft langfristig zu erhalten. In der Psychoanalyse spricht man auch von der “schöpferischen Pause”.
Prinzipiell sollte man sich von dem Grundsatz leiten lassen, dass man stets versucht, soweit es möglich ist, Herr über seine eigene Zeit zu sein. Damit ist die Grundlage für ein sinnvolles Zeitmanagement schon gelegt. Dann können die “grauen Herren”, die Zeitdiebe, wie sie in Michael Endes Buch “Momo” heißen, ruhig kommen. Uns können sie nichts anhaben, wir sind gewappnet!
