Produktivität und Prokrastination

Verschiebe nicht auf morgen, was auch bis übermorgen Zeit hat.

Mark Twain

Es ist ein Grundbedürfnis des Menschen, ein schöpferisches, produktives Leben zu führen und zu gestalten. Dass ihm dies nicht immer wunschgemäß gelingt, hängt mit dem Phänomen der Prokrastination zusammen, einer ebenso menschlichen Eigenschaft. Aber wie läßt sich die Prokrastination bearbeiten und verändern, damit wir unserem Ziel, so produktiv wie möglich zu sein, kontinuierlich näher kommen.

Prokrastination bedeutet „vertagen, aufschieben“ und wir alle wissen, dass Prokrastination nur vordergründig uns gute Laune verschafft, da wir der eigentlichen Aufgabe zunächst aus dem Weg gehen und dafür jede Menge andere Dinge erledigen, aber letztlich raubt sie uns jegliche Energie und schwächt langfristig unseren Willen.

Allerdings müssen wir zwischen positiver und negativer Prokrastination unterscheiden. Damit hängt auch die Fähigkeit zusammen, Prioritäten erkennen und setzen zu können, zusammen. Denn wenn man sich zum Beispiel vornimmt, sein Büro aufzuräumen, was zweifellos notwendig und sinnvoll sein kann, und wir bekommen einen Anruf, der uns kurzfristig zu einem Vorstellungsgespräch einlädt, dann ist es eindeutig, wie wir in diesem Fall handeln müssen und werden. Das nennt man positive Prokrastination. Ein wichtiges Merkmal ist in diesem Fall, dass diese kein schlechtes Gewissen, sondern ausgesprochen positive Gefühle hinterläßt. 

Mit dem Begriff Prokrastination verbinden wir meist Pflichten und unangenehme Dinge, aber viele Menschen verschieben auch ihre Träume auf morgen oder einen späteren Zeitpunkt, manchmal bis hin zum „worst case“, dass dieser nicht eintritt und es dann zu spät ist…

Beim negativen Aufschieben ist man sich vollkommen über die anstehende Aufgabe und ihre Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit im klaren, doch es fehlt einem die notwendige Motivation für deren Erledigung. Hier tritt dann die negative Prokrastination ein: obwohl man die richtige Erkenntnis hat, was man eigentlich erledigen müsste, wendet man sich zahlreichen Ersatzhandlungen zu, die vordergründig ähnlich wichtig zu sein scheinen, aber das zentrale Problem wird vorläufig in den Hintergrund geschoben. Man “chillt”, checkt seine Facebook-Nachrichten, sortiert seine Playlist, holt sich etwas zu essen, putzt sein Zimmer und dergleichen mehr bis es schließlich Abend ist und man sein Vorhaben festentschlossen auf morgen verschiebt! Wir sehen also, dass im Gegensatz zum positiven Aufschieben das negative Aufschieben vollkommen unnötig ist und gleichzeitig von unzähligen anderen, nicht unmittelbar notwendigen Tätigkeiten begleitet wird.

Wir müssen uns natürlich fragen, welche Aufgaben Menschen bevorzugt aufschieben und man hat herausgefunden, dass dies zum Beispiel besonders schwere, zeitaufwändige, unstrukturierte Aufgaben sind oder solche, bei denen man sich sehr konzentrieren muß. 

Welche Folgen hat denn das negative Aufschieben? Zunächst haben wir vor allem ein schlechtes Gewissen, da wir unseren Zielen nicht näher gekommen sind; demzufolge können wir auch unsere Freizeit weniger genießen, da wir unsere Aufgaben ständig im Kopf haben, d.h. wir werden langfristig unglücklicher. Bei all diesen Faktoren stellt sich uns die Frage, warum wir dennoch aufschieben: Wir wollen ein negatives Gefühl „reparieren“, denn die Ersatzhandlungen verschaffen uns unmittelbar gute Gefühle – auf die vielfältigste Art.

Um diesen Teufelskreis zu durchbrechen, gilt es zuallererst, diesen Prozess zu erkennen. Dann ist es hilfreich, den vor einem liegenden Aufgabenberg, wie groß er auch immer sein mag, zu strukturieren und mit der kleinsten Aufgabe zu beginnen. Denn dadurch kommt ein Prozess in Gang und vermittelt einem das Gefühl: ich hab schon mal angefangen – die Laune wird sofort besser. Viele kleine Schritte haben eine große Wirkung – Multiplikator! Ebenso kann es eine große Hilfe bedeuten, sich andere Menschen mit ins Boot zu holen um unangenehme Aufgaben zu erledigen und somit der Prokrastination entgegenzuwirken.

Wie wir gesehen haben, kostet die Prokrastination Zeit und Energie, beides Faktoren, die der Produktivität nicht förderlich sind, sondern sie gravierend einschränken bzw. verhindern.

Wie kann ich meine eigene Produktivität steigern?

Durch die Steigerung der eigenen Produktivität kann man seinen Tag wesentlich effizienter gestalten. Man sollte jedoch darauf achten, welche Tipps und Tricks einem individuell entsprechen. Zudem empfiehlt es sich, jeweils nur einen Faktor zu erneuern, bis dieser zur Gewohnheit geworden ist und dann erst mit dem nächsten zu beginnen. Denn schließlich sollen sich die neuen Gewohnheiten langfristig etablieren.

1. Zeitig aufstehen – denn Frühaufsteher haben Langschläfern gegenüber große Vorteile. Es herrscht noch Ruhe und es besteht noch keine Alltagshektik. Im Büro kann man noch ungestört arbeiten und es ist sehr motivierend, mit großen Teilen seiner Arbeit bereits fertig zu sein, wenn andere erst beginnen. Gewöhne Dir also an früher aufzustehen und gleich produktiv zu sein.
2. Sorge für ausreichenden Schlaf, denn es gibt keinen größeren Produktivitätskiller als ein Schlafdefizit. Früher aufstehen reicht nicht aus – man muß auch früher schlafen gehen. Die Qualität des Schlafes spielt natürlich auch eine entscheidende  Rolle, denn je besser man schläft, desto ausgeruhter ist man. Dies wiederum wirkt sich sehr positiv auf die Produktivität aus.
3. Sport am Morgen sorgt für Kraft und Energie für den ganzen Tag und man kann schon in der Früh ein gutes Gewissen haben, dass die tägliche Ration Sport erledigt ist.
4. Es empfiehlt sich die schwierigste und unangenehmste Aufgabe gleich als erstes zu erledigen. Das nennt man auch „Eat the Frog“. Denn dann ist der Kopf frei für alle weiteren Aufgaben. Wenn man sie prokrastiniert, d.h. aufschiebt, hemmt das die Produktivität. Andererseits verleiht es einen enormen Motivationsschub, wenn eine solche Aufgabe längst erledigt ist.
5. Wenn die Power nachläßt, sollte man kurz zum Fenster oder wenn möglich, vor die Tür gehen und ein paarmal tief durchatmen – dies erholt, befreit und sorgt für die notwendige Regeneration.
6. Planen Sie Ihren Tag – ein geplanter Tag kann die Produktivität unheimlich steigern. Deshalb sollte man exakt planen, was man erledigen will und wieviel Zeit dies in Anspruch nehmen wird. Denn wenn man nach jeder erledigten Aufgabe erst die Entscheidung treffen muss, was man als nächstes in Angriff nehmen möchte, verbraucht das zu viel Energie und hemmt in Folge die Produktivität.
7. Wer seine Produktivität über einen langen Zeitraum hinweg halten will, muß regelmäßig Pausen einlegen. Es gibt die Mikropausen (ein paar Sekunden die Augen schließen), kurze Pausen (5-10 Minuten) und längere Pausen (30-60 Minuten), in denen man nach Möglichkeit auch einen kurzen Schlaf einlegen kann. Ohne Pausen wird man weder produktiv noch effizient sein.
8. Ein Spaziergang erholt nicht nur geistig, sondern auch physisch – halten Sie sich in der Natur auf und genießen die Umgebung.
9. Die Körpersprache bestimmt die Gemütslage und umgekehrt. Auch wenn man im Moment gerade demotiviert und alles andere als produktiv ist, sollte man die Schultern in die Höhe drücken und die Brust heraus – und in dieser Position ein paar Minuten lang verharren. Denn eine positive Körpersprache wirkt sich auf die Gemütslage aus!
10. Es ist unheimlich motivierend die eigene Deadline um Meilen zu schlagen. Der daraus resultierende Energieschub treibt die Produktivität massiv in die Höhe.
11. Es setzt jede Menge Energie frei einen Punkt aus seiner To do-Liste zu erledigen, der schon längst überfällig ist. Das Erledigen einer solchen Aufgabe setzt jede Menge Energie frei.
12. Sehr wirksam für die eigene Produktivität ist das Delegieren. Vor allem Routinearbeiten können durchaus auch andere übernehmen. Diese Arbeitsbereiche sollte man kritisch überprüfen.
13. Menschen, die gut organisiert sind, arbeiten schneller. Ein gut durchdachtes Ablagesystem, alle Arbeitsutensilien in greifbarer Nähe steigert die Produktivität unmittelbar.
14. Kennen Sie das Pareto-Prinzip? Dieses basiert auf der Tatsache, dass man mit 20% seiner Handlungen 80% der Ergebnisse erhält – deshalb lassen Sie sich nicht zur Perfektion verleiten, denn das wirft Sie nur zurück.
15. Zwischendurch muß man beachten, dass kein System der Welt für alle Menschen gleich funktioniert. Jeder muß herausfinden, welches ihm individuell entspricht.
16. To do-Listen sind generell eine gute Sache, dennoch sollte man sie mit der nötigen Flexibilität betrachten. Was muß wirklich erledigt und gibt meinem Leben Mehrwert und was muß erst an zweiter Stelle erledigt werden. Und verplanen Sie nicht jede Minute des Tages, es muß auch Zeiten geben, in denen man einfach mal an nichts denkt, gelassen aus dem Fenster schaut oder Musik hört. Das klärt den Geist und beruhigt die Seele, das Gehirn erreicht den sogenannten Alpha-Zustand.
17. Generell ist es natürlich sehr ratsam, sich ständig fortzubilden und seine Kompetenzen ständig auszubauen um Meister seines Faches zu werden. Und lernen Sie von den Besten in Ihrer Branche!
18. Das Nein-sagen gehört auch zu den Fähigkeiten, die unerlässlich für das eigene Fortkommen bzw. die Produktivität sind. Menschen, die Nein sagen können, werden auch ernster genommen. Es ist nicht notwendig „everybodys darling“ zu sein.
19. Durch Pünktlichkeit kann man vermeiden, dass bestimmte Tagesaufgaben auf der Strecke bleiben. Ebenso sollte man stets pünktlich zu Verabredungen erscheinen .Menschen warten zu lassen, kann als Zeichen geringer Wertschätzung eingestuft werden und entsprechend negative Folgen haben.
20. Letztendlich darf man niemals seine Erholung vergessen, denn nur ein gesunder, ausgeruhter Mensch ist wirklich leistungsfähig und ein Burnout oder eine Depression brauchen eine lange Zeit um sich davon zu erholen. Deshalb nehmen Sie sich regelmäßig kleine oder größere Auszeiten und fahren Sie am besten weg: neue Eindrücke bringen einen auf neue Ideen.

Wie steigere ich die Produktivität meiner Mitarbeiter?

Wer stets darum bemüht ist, sein eigenes Verhalten zu optimieren, legt eine gute Basis, da er dann als Vorbild gelten kann. Das Hauptanliegen der meisten Führungskräfte ist verständlicherweise die Steigerung der Arbeitsproduktivität. Glücklicherweise haben viele inzwischen gelernt, dass mit Druck und wenig Lob nicht allzu viel zu erreichen ist.

Stattdessen sollte man sich lieber fragen, welche Rahmenbedingungen geschaffen werden müssen um die Produktivität zu steigern. An erster Stelle steht da die technische Verbesserung der Ausrüstung, was wiederum entsprechende Investitionen erfordert. Doch damit nicht genug: eine neue Software zu installieren genügt nicht, es müssen auch die relevanten Einzel- und Gruppenschulungen gewährleistet werden.

Eine gute Alternative zu teuren, externen Schulungen – und nebenbei kommunikationsfördernd – ist es, wenn sich Mitarbeiter Verbesserungen gegenseitig vorstellen und gemeinsam Maßnahmen für produktives Arbeiten in regelmäßigen Meetings erarbeiten.

Darüber hinaus wird die Motivation zu mehr Leistung durch das Schaffen von materiellen oder psychologischen Anreizen geschaffen. Das können z.B. Reisen, spezielle Events für die Mitarbeiter oder Prämienlohnsysteme sein.

Als Führungskraft muß man außerdem sicherstellen, dass alle Standardprozesse klar geregelt sind und jedem Mitarbeiter jeder Abteilung bekannt sind. Das spart auf lange Sicht wertvolle Zeit!

Als einer der größten Produktionshemmer unserer Zeit gelten Emails. Die wichtigste Regel: auf keinen Fall alle fünf Minuten in seine Emails schauen, maximal ein- oder zweimal pro Stunde ist völlig ausreichend!

Wichtige Emails sollten sofort beantwortet werden und möglichst in gebündelter Form. Die restlichen Emails kann man dann in eine sogenannte „Yesterdaybox“ verschieben und gleich am nächsten Morgen abarbeiten!

Und last but not least ist es außerordentlich wichtig, auch wenn es oft unterschätzt wird, eine Wohlfühlatmosphäre im Büro zu schaffen. Denn ein richtig eingerichteter Arbeitsplatz trägt wesentlich zur Steigerung der Produktivität bei. Dies erreicht man durch eine bedarfsgerechte Größe und genügend Helligkeit im Raum – am besten Tageslicht und in den dunklen Wintermonaten eine ausreichende und augenschonende Beleuchtung. Nach Möglichkeit sollte man mit dem Blick zur Tür sitzen, das schafft ein Gefühl der Sicherheit. Eine zweckmäßige, dennoch schön anzuschauende Einrichtung, die nicht einengt, steigert und stärkt die Produktivität der Mitarbeiter. 

Es ist ausgesprochen lohnenswert, sich genügend Gedanken über die Gestaltung der Büroräume zu machen, denn langfristig dient es dem Erfolg.

Und nur Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, sind zufriedene und produktive Mitarbeiter.