Was versteht man unter dem Pareto Prinzip eigentlich?
Vilfredo Pareto (1848-1923) war ein italienischer Ökonom und Soziologe, der anfangs des 19. Jahrhunderts die Verteilung des Vermögens in Italien untersuchte. Er fand dabei heraus, dass 20% der Bevölkerung ca. 80% des Vermögens, in dem Falle des Bodenbesitzes, besaßen.
Definition des Pareto Prinzips
Das Pareto Prinzip beschreibt das Phänomen, dass eine kleine Anzahl von Dingen eine große Auswirkung hat, während viele andere Dinge weniger effizient sind. Vor allem im Zeitmanagement sowie in den Bereichen, in denen es um Mitteleinsatz, Effektivität und Erfolg geht, ist das Pareto Prinzip fast zum Modeschlagwort geworden.
Das Pareto Prinzip im Zeitmanagement und in Unternehmen
Die Grundregel besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können, d.h. es bestehen oft viele Scheinaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und gar nicht erst gemacht werden müssten: Aufwand und Ertrag stehen in keinem Verhältnis zueinander.
Das 80:20 Prinzip zeigt sich auch in vielen anderen Bereichen:
- 80% des Gewinns werden mit 20% der Produkte gemacht
- 80% des Gewinns werden mit 20% der Kunden erwirtschaftet
- Software-Anwender nutzen in 80% der Fälle nur 20% der Funktionen
- 80% der Zeit trägt man nur 20% seiner Kleidungsstücke
- 80% der Zeit verbringt man mit nur 20% der Menschen, die man kennt
- 80% des Verkehrs spielen sich auf 20% der Straßen ab
- 20% der Websites im Internet machen 80% des Datenvolumens aus
- Kinder spielen 80% der Zeit mit nur 20% ihres Spielzeugs
Im Sinne des Pareto Prinzips heißt das, dass sich mit 20% des Aufwands häufig 80% der Arbeit erledigen lassen, was einen wiederum nicht dazu verführen sollte, die Arbeit minderwertig bzw. allzu nachlässig auszuführen. Wendet man das Pareto Prinzip in den richtigen Situationen an, kann man sich jede Menge Aufwand ersparen und schafft trotzdem, oder gerade deswegen, sehr viel. Letztlich läßt sich sogar deutlich mehr erreichen, da man die freigewordenen Ressourcen reinvestieren kann.
Die Kunst besteht allerdings darin, die Situationen zu erkennen, in denen es Sinn macht, das Pareto Prinzip anzuwenden: wenn der Haushalt z.B. mal nicht perfekt ist, hat dies weiter keine Folgen, beim Bau einer Rakete sind die Auswirkungen fatal! Eng verwandt mit dem Pareto Prinzip ist die ABC-Analyse im Kundenmanagement: wenige Schlüsselkunden sorgen für den Großteil des Umsatzes. Die Analyse dient dazu, das Kundenpotential zu definieren: was sind die Kernkunden, mit denen man intensiv zusammenarbeiten sollte (A-Kunden)? Welche Bestandskunden sind einfach zu bedienen und machen wenig Ärger? (B-Kunden)? Und wer sind die Kunden mit hohem Betreuungsbedarf, vielen Anfragen, aber wenig Abschlüssen? (C-Kunden)
Wer ist unser größter Feind?
Der Perfektionismus, der uns meist früh anerzogen wurde, lähmt uns oft in der Weise, dass wir manche Aufgaben gar nicht erst anpacken. Dabei reicht es in vielen Fällen aus, die Aufgaben überhaupt zu erledigen, es muß gar nicht perfekt sein!
Zu einem effektiven Zeitmanagement in Studium und Beruf muß man, bedingt durch Projektarbeit, auch lernen, sog. Deadlines einzuhalten, d.h. man sollte bei parallel laufenden Aufgaben in der Lage sein, Prioritäten zu setzen: hier greift das Pareto Prinzip: man kann seine Arbeit strukturieren, indem man herausfindet, was tatsächlich erledigt werden muß und was im wahrsten Sinne des Wortes „Zeitverschwendung“ ist.
Für Absolventen und Berufseinsteiger ist das Zeitmanagement eine entscheidende Eigenschaft: knapp die Hälfte der Personalverantwortlichen erwarten, dass z.B. Bachelorabsolventen sowohl über eine selbstständige Arbeitsweise als auch über ein gutes Zeitmanagement verfügen. Wir sehen also, dass das Pareto Prinzip, richtig angewandt, uns in fast allen Lebensbereichen erfolgreicher und effektiver werden läßt. Dennoch sollte man sich auch mit der Frage auseinandersetzen, in welchen Fällen das Pareto-Prinzip definitiv sinnvoll ist und nicht dazu verführt, sich selbst zu betrügen. Denn das Pareto Prinzip ist kein Naturgesetz, sondern ein Phänomen, das unter bestimmten Kriterien charakteristischerweise auftritt.
Was können wir aus dem Pareto Prinzip lernen?
Der wichtigste Effekt des Pareto Prinzips ist, dass wir lernen über Prioritäten nachzudenken. Denn normalerweise erledigt man bei komplexen Aufgaben gerne die angenehmen Dinge zuerst und gerät später oft dann in Zeitnot. Macht man sich allerdings schon im Vorfeld schon Gedanken über die Prioritäten, kann man auch unter Druck geraten, kommt aber seinem Ziel wesentlich näher.
Deshalb: in jedem Lebensbereich gibt es einige Basics, die für den Großanteil der Ergebnisse verantwortlich sind. Diese Basics sollte man identifizieren und es sich zur Gewohnheit machen, dass sie auf keinen Fall vernachlässigt werden. Lediglich zwei Faktoren sorgen für jeglichen Erfolg. Diese machen die 20% aus, die für 80% des Erfolges verantwortlich sind. Unter diesen beiden Faktoren verstehen wir Intelligenz sowie Fokus/Konzentration. Auf die Intelligenz eines Menschen haben wir nur wenig Einfluss, deshalb sind Fokus und Konzentration die entscheidenden Faktoren. Durch das Pareto Prinzip können wir uns bewußt machen, dass Perfektionismus überproportional viel Zeit kostet, was wiederum nicht heißt, dass wir keinen Perfektionist anstreben sollten. Aus diesem Grund sollte man sich bereits im Vorfeld fragen, wie perfekt das Ergebnis überhaupt sein muß.
Unter diesem Aspekt kann man auch die sog. faulen Menschen in einem anderen Licht sehen, die sich mit einem minimalen Aufwand durchs Leben mogeln. Vielleicht können sie nur die Prioritäten richtig und sinnvoll setzen? Mit dem Einsatz des Pareto Prinzips kann man sich jede Menge Ressourcen sparen, allerdings darf man niemals sein Ziel aus den Augen verlieren!
