Manche Zeitgenossen sind ja der Ansicht, dass die Kniggeregeln, gleichgültig in welchem Umfeld, vollkommen überholt seien und einfach nicht mehr zeitgemäß. Für die eine oder andere Regel mag das sicherlich zutreffen, aber grundsätzlich kann man sagen, dass all diese Regeln dem sozialen Miteinander sehr förderlich sind und für ein gutes Betriebsklima sorgen. Und wer wünscht sich das nicht?
1. Begrüßung und Anrede
Sowohl Herren als auch Damen stehen bei der Begrüßung auf. Nach den modernen Regeln des Business Knigge bleiben Damen nicht sitzen. Deutschen Gästen gibt man stets die Hand. Für andere Länder gelten andere Sitten und damit auch ein anderer Business Knigge. Nennen Sie stets Ihren Vor- und Nachnamen. Das wirkt freundlicher und verringert die Distanz. Auf dem Weg ins Büro gehen Sie voran, denn Ihr Gast weiß nicht, „wo´s langgeht“.
2. Die Anrede
Doppelnamen immer in voller Länge aussprechen, auch wenn es manchmal nicht einfach ist. Ausnahme: Der Namensträger bietet Ihnen eine kürzere Variante an.
Bei Besuchern mit akademischen Graden gilt immer der höchste Grad: Herr Professor Dr. Martin Mustermann wird mit Herr Professor Martin Mustermann angesprochen, das Herr darf laut Business Knigge nicht wegfallen.
3. Bekannt machen
Sie stellen einander nicht vor, sondern Sie machen sich bekannt, denn vorstellen ist immer eine einseitige Sache. Ergreifen Sie die Initiative:
- reichen Sie dem Gast die Hand
- achten Sie auf einen festen Händedruck
- schauen Sie ihm in die Augen
- Begrüßung: „Guten Tag, Herr…, ich bin (Vor- und Nachname, ich bin die Assistentin von Frau/Herr….)
4. Namen merken
Kaum hat Ihr Gegenüber seinen Namen genannt, haben Sie ihn schon wieder vergessen oder nicht richtig verstanden: Fragen Sie sofort nach ohne sich zu entschuldigen. Das ist neutral und freundlich.
5. Visitenkarten
Nach den Regeln des Business Knigge stecken Sie eine Visitenkarte niemals ungelesen ein. Widmen Sie der Karte immer kurz Ihre Aufmerksamkeit, bevor Sie sie einstecken. Die Karte einfach liegen lassen zählt zu den Gipfeln der Unhöflichkeit und ist ein absolutes No-Go.
6. Haltung bewahren
Jeder hat einmal schlechte Laune und man wird wohl selten mit allen Kollegen befreundet sein. Dennoch: Die persönlichen Befindlichkeiten und die Tagesform an den Kollegen auszulassen, zeugt lediglich von schlechter Erziehung und ist im Büro absolut unangebracht.
7. Schreibtisch
„My Schreibtisch is my castle“. Das gilt nicht im Büro und grundsätzlich ist der Schreibtisch keine Picknickwiese und kein Kosmetikstudio.
Achten Sie darauf, was Sie am Arbeitsplatz essen: damit ist nicht die Schokolade gemeint, sondern vor allem geruchsintensive Speisen. Gerichte, die erwärmt werden müssen, sollten grundsätzlich nicht am Schreibtisch verzehrt werden, ebenso wie Döner, Ei- und Mettbrötchen oder Asianudeln und Knoblauch sowieso nur nach Feierabend!
Desgleichen gilt für die eigenen Körpergerüche: wer in der Mittagspause sich gerne sportlich betätigt, sollte auch die Zeit einplanen, sich für seine Mitmenschen wieder geruchskompatibel herzurichten. Am Arbeitsplatz sollte man eher ein leichtes Parfum wählen und sich die schweren Düfte für den Abend aufbewahren.
Der Business Knigge sagt weiterhin: Bitte verzichten Sie unter allen Umständen darauf, sich am Arbeitsplatz die Fingernägel zu schneiden, Zahnseide zu benutzen oder sonstige hygienische Aktivitäten zu unternehmen – ein einsames Badezimmer ist dafür der geeignetere Ort.
8. Küche und Toilette
Jeder sollte sein Geschirr selber aufräumen und abspülen bzw. In der Spülmaschine verstauen. Wer denn sonst? Will man seine Kaffeetasse noch einmal benutzen, kann sie ja so lange auf dem Schreibtisch warten. Ferner sagt der Business Knigge, dass man den Kühlschrank regelmäßig, d.h. einmal in der Woche von abgelaufenen bzw. verdorbenen Lebensmitteln befreien sollte. Essen von anderen, und sei es noch so lecker, ist absolut tabu. Der Kollege oder die Kollegin wird sich schon etwas dabei gedacht haben, wenn er/sie das Cupcake oder den Prosecco in den Kühlschrank gestellt hat! Verlassen Sie die Küche immer so, wie Sie sie selber gerne vorfinden würden!
Gleiches wie für die Küche gilt laut Business Knigge für die Toilette.
9. Nach dem Kaffee ist vor dem Kaffee
Wenn Sie der Kaffeemaschine die letzte Tasse Kaffee entnommen haben, ist es höflich, die nächste Füllung vorzubereiten. Oder stehen Sie gerne vor einer leeren Kaffeemaschine? Ebenso sagt der Business Knigge, dass es angebracht ist, das Druckerpapier wieder aufzufüllen, sofern dies notwendig geworden ist.
10. Think before you print
Es ist selten nötig, das komplette Internet auszudrucken. Es schont die Nerven der Kollegen und die Umwelt, wenn Sie nur das ausdrucken, was wirklich nötig ist und im mobilen Zeitalter ist das nicht viel.
11. Klimawandel im Büro
Die richtige Raumtemperatur kann vor allem in Großraumbüros zu regelrechten Kleinkriegen führen. Die Frischluftfanatiker haben kein Problem damit, auch bei Temperaturen unter null Grad das Fenster aufzureißen und die Frostbeulen stellen die Heizung auf Fünf. Das andere beliebte Thema sind im Sommer die Klimaanlagen. Gleichgültig, zu welchem Extrem Sie gehören, Sie werden sich auf einen Kompromiss einlassen müssen. Man kann zum Beispiel für das Lüften, vor allem im Winter, feste Zeiten vereinbaren, damit sich diejenigen, die es stört, dann z.B. in die Kaffeeküche zurückziehen können. Aber den Klimawandel im Büro in Form von extremen Temperaturschwankungen braucht letztlich niemand!
12. Pünktlichkeit
„Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige“, sagt der Volksmund, aber auch der Business Knigge.
Denn Sie wirken nicht besonders wichtig, wenn Sie zu spät kommen und punkten absolut nicht bei Ihren pünktlichen Kollegen, denn Ihre Haltung zeugt lediglich von mangelndem Respekt. Sie und Ihre Kollegen verlieren nur kostbare Zeit, die Sie besser investieren können!
13. Vom Umgang mit dem Handy und der eigenen Lautstärke
Ihre Kollegen sind nicht schwerhörig, deshalb gehört es zum Business Knigge, Telefongespräche so leise wie möglich zu führen, insbesondere wenn es sich um private Telefonate handeln sollte. Fahren Sie Ihre Stimme auf eine angenehme Lautstärke herunter und beschränken Sie Ihre Telefonate auf das Notwendige! Adäquate Regeln gelten bei der Benutzung von Kopfhörern. Im Großraumbüro sollten Unterhaltungen möglichst nicht über mehrere Tische hinweg geführt werden.
In Meetings sollte Ihr Handy auf jeden Fall ausgeschaltet sein und auch ein Vibrationsalarm ist unangebracht. Darüber gibt es laut Business Knigge gar keine Diskussion. Stellen Sie es auf lautlos oder schalten Sie es ganz aus.
Wenn Sie einen w i r k l i c h dringenden Anruf erwarten, kündigen Sie das vor der Besprechung an und verlassen dann beim Klingeln des Handys umgehend den Raum. Alternativ kann man das Handy vor sich auf den Tisch legen, dann sieht man auch beim Stumm-Modus die eingehenden Anrufe sofort.
14. Multitasking
Viele Frauen und auch manche Männer sind Meister des Multitasking. Ob Sie dabei die gleichen Resultate erzielen wie wenn Sie sich nur einer Aufgabe zuwenden, ist eine andere Sache. Im Umgang mit den Kollegen ist es ausgesprochen unhöflich, insbesondere in Meetings. Doch auch hierfür gibt es im Business Knigge Regeln: Widmen Sie Ihren Aufgaben und den Kollegen stets die volle Aufmerksamkeit. Lassen Sie sich auch nicht von Smartphones und Tablets ablenken.
15. Small talk und Gossip
Lästern und tratschen macht zweifellos Spaß, insbesondere wenn man über den inkompetenten Chef oder die intrigante Kollegin herziehen kann. Doch Vorsicht: halten Sie sich mit Tratsch und Gerüchten zurück, wenn Sie sich nicht vollkommen sicher sind, ob der Gesprächspartner wirklich auf Ihrer Seite ist, sonst könnte der „Schuss nach hinten losgehen“. Auch Small Talk zwischen Tür und Angel ist nicht jedermanns Sache. Lassen Sie Ihr Feingefühl sprechen, um herauszufinden, ob dem Kollegen gerade nach einem Gespräch über das Wetter oder dem Kantinenessen zumute ist.
16. Krankheit und Gesundheit
Manche Arbeitnehmer fehlen nie, nicht weil sie nicht krank sind, sondern weil sie auch krank zur Arbeit kommen. Das zeugt weniger von Arbeitseifer denn von Rücksichtslosigkeit. Der Business Knigge sagt dazu: Bleiben Sie zuhause, wenn Sie eine ansteckende Krankheit haben, d.h. eine Erkältung, eine Grippe oder einen Magen-Darm-Infekt. Denn es läßt sich gar nicht vermeiden, dass Sie die Erreger auf das Büroequipment und die Türklinken verteilen. Wenn sehr dringende Arbeit ansteht: Sprechen Sie mit Ihrem Chef über eine Homeoffice-Lösung.
17. Betriebsfeier
Wenn es eine Betriebsfeier gibt, sprechen Sie nicht zu sehr dem Alkohol zu, denn das wird vom Chef sehr genau beobachtet. Sollte er Ihnen aus irgendeinem Grund bei dieser Gelegenheit das Du anbieten, dann achten Sie darauf, ob er am nächsten Tagen dabei bleibt oder wieder zum Sie übergeht. Wenn ja, übersehen Sie es geflissentlich und reagieren entsprechend.
Was den Dresscode anbelangt, richten Sie sich nach Ihrem Chef: erst das Sakko ausziehen, wenn er es auch auszieht!
Buffet: den Teller nicht randvoll laden, sondern lieber mehrmals gehen und stets die richtige Reihenfolge bei den Speisen einhalten; am besten warten bis die schmutzigen Teller abgeräumt sind und dann zum nächsten Gang übergehen.
18. Dresscode
Je höher die Position innerhalb einer Firma, desto dunkler werden die getragenen Farben.
- Herr: Anzug mit Krawatte, geschlossene Schuhe
- Dame: Kostüm oder Hosenanzug, Feinstrumpfhose, geschlossene Schuhe
- Socken und Sandalen sowie kurze Hosen sind auch bei hochsommerlichen Temperaturen ein absolutes No-Go.
- Bei den Damen gilt dies für tiefe Dekolletés, nackte Arme und Beine, knappe Tops.
Generell sollte man sich am Dresscode in der eigenen Firma orientieren, da dieser von Branche zu Branche sehr unterschiedlich ausfallen kann.
Im Zeitalter der Individualität scheinen alle diese Do´s und Dont´s vielleicht nicht mehr so wichtig zu sein, aber dennoch:
„Mit guten Manieren geht alles besser.“
Ralph Waldo Emerson (1803-1882), Philosoph und Schriftsteller
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